In elk maakbedrijf zitten onzichtbare kostenposten verscholen. Hoewel ze op het eerste gezicht misschien onschuldig lijken, hebben deze verborgen processen aanzienlijke gevolgen voor de efficiëntie en kwaliteit van het bedrijf. Laten we dieper ingaan op deze vijf kostenposten en de impact die ze hebben op dagelijkse bedrijfsvoering.
Handmatige aanpassingen in ERP
Vraag het een operational manager, en ze zullen je vertellen dat ze binnen hun bedrijf alleen een engineering stuklijst (EBOM) hanteren. Maar stel je diezelfde vraag aan een werkvoorbereider of production engineer, dan weten zij dat de EBOM vaak nog niet daadwerkelijk geproduceerd kan worden. Hierdoor zijn werkvoorbereiders en productietechnici genoodzaakt om de EBOM handmatig aan te passen en er een maakbare stuklijst (MBOM) van te maken. Dit betekent dat zij artikelen moeten toevoegen of verwijderen, samenstellingen moeten wijzigen en routings moeten aanpassen. Het welbekende ‘rechttrekken van de stuklijst’.Het nadeel hiervan? Iedere nieuwe revisie of configuratie van de machine betekent dat het proces weer herhaald moet worden. Handmatig.
Een werkvoorbereider is tot 50% van de tijd kwijt aan dit soort handmatig, repetitief werk. Hierdoor gaat waardevolle tijd verloren, met een verlies aan productiviteit als gevolg. Gemiddeld verliest een werkvoorbereider tot 50% van zijn tijd aan dit repetitieve werk. Voor een gemiddeld maakbedrijf betekent dit al gauw dat 1 tot 2 FTE per jaar verloren gaan aan handmatig werk, die niet ergens anders ingezet kan worden.
Overmatig gebruik van Excel en Word
100% van de maakbedrijven gebruikt Microsoft Excel en Word. En terecht: het zijn beide ongelooflijk krachtige programma’s. In een handomdraai heb je precies het document dat je nodig hebt.
Het probleem ontstaat echter wanneer ze voor zaken worden ingezet waarvoor ze eigenlijk niet bedoeld zijn, zoals stuklijsten, werkinstructies en checklists.
De eenvoud van Excel en Word zorgt ervoor dat deze programma’s voor steeds meer taken worden ingezet. Maar naarmate de complexiteit van deze documenten toeneemt, neemt ook de tijd en moeite die in het beheer ervan gaat zitten toe. Stel je voor dat je door een lange lijst in Excel moet zoeken om te achterhalen wie op welk moment een issue heeft gelogd voor een bepaalde machine, of dat je een hele werkinstructie handmatig moet doorlopen om te controleren of alle artikelnummers nog kloppen. Dit soort documentbeheer is tijdrovend, foutgevoelig en kan leiden tot vertragingen of kwaliteitsproblemen op de werkvloer.
Shadow IT: VBA en Power Automate
Wat begint met Excel en Word, groeit vaak uit naar ‘slimmere’ bestanden, bijvoorbeeld met VBA macro’s, draaitabellen en - recenter - Power Automate scripts. Wat vaak begint met een kleine verbetering, kan echter uitgroeien tot een onoverzichtelijke wirwar aan zelfgemaakte tools en scripts.
Hoewel deze oplossingen op korte termijn helpen, creëren ze op lange termijn complexiteit en afhankelijkheden. ‘Shadow-IT’: De nachtmerrie van elke IT-applicatiebeheerder. IT-beheerders staan voor de uitdaging om deze tools up-to-date te houden en in goede staat te beheren. Wanneer een tool onverwachts uitvalt, kan dit niet alleen productieproblemen opleveren, maar ook veiligheidsrisico’s moeten niet onderschat worden. Datalekken zijn tegenwoordig aan de orde van de dag. Daarnaast ontstaat er afhankelijkheid van bepaalde werknemers die deze tools hebben gemaakt, wat een continuïteitsrisico vormt.
Fouten in productie
Fouten vroegtijdig ontdekken is cruciaal voor elk maakbedrijf. Hoe eerder je een probleem ontdekt, hoe minder tijd en geld het kost om op te lossen. In de software engineering staat dit al sinds 1979 bekend als de Wet van Boehm. Ook in de maakindustrie is dit van toepassing: we doen niet voor niets reviews van tekeningen en ontwerpen. Fouten die tijdens de productiefase worden opgemerkt, kunnen leiden tot kostbare vertragingen, omdat de operator niet verder kan en afspraken met klanten niet kunnen worden nagekomen. Een onderzoek van Siemens uit 2022 liet zien dat productiestilstand Fortune 500-bedrijven gemiddeld 11% van hun omzet kost.Als een fout pas ná productie ontdekt wordt, komt ineens ook imagoschade om de hoek. Want wie wil er een product afnemen van een leverancier die niet de beloofde kwaliteit kan leveren?Fouten in een vroeg stadium ontdekken is dus essentieel voor de hedendaagse maakindustrie. Fouten voorkomen is nòg goedkoper. Dat kan, door je werkvoorbereiding en productieprocesbeheer te automatiseren.
Geen terugkoppeling van de fabriek naar de engineer
We kennen allemaal de handgeschreven aantekeningen van een operator bij een werkinstructie van 5 jaar geleden. Inmiddels is de werkinstructie al een aantal keer herzien en opnieuw geprint en uitgedeeld, maar de operator gebruikt toch het liefst de eigen aantekeningen als naslagwerk. Maar zelden komen die aantekeningen weer bij de werkvoorbereider of design engineer terecht. Wij ontdekten de drie belangrijkste redenen:
Gebrek aan vertrouwen in het systeem
Operators merken vaak dat hun feedback niet wordt verwerkt omdat werkvoorbereiders er simpelweg geen tijd voor hebben. Ze houden dus zelf maar aantekeningen bij, want dan zijn ze in ieder geval ergens opgeslagen.
Gebrek aan terugkoppeling
Operators weten vaak niet wat er met hun feedback gebeurt, wat demotiverend kan werken.
Feedback wordt slechts op één configuratie toegepast
Zelfs als feedback wordt verwerkt, geldt dit vaak slechts voor één machineconfiguratie, en niet voor alle relevante configuraties binnen een productfamilie. Dit gebrek aan consistentie zorgt voor verwarring en kan leiden tot fouten.
Een gestructureerd systeem voor feedbackverwerking en terugkoppeling kan deze problemen verhelpen, waardoor waardevolle kennis van de werkvloer beter benut wordt en behouden blijft.
Conclusie: Hoe Baseboard deze problemen aanpakt
Baseboard elimineert de verborgen kostenposten in maakbedrijven door workflows te digitaliseren en automatiseren. Door het productieproces vast te leggen, worden handmatige aanpassingen van EBOM naar MBOM overbodig. Hierdoor werken werkvoorbereiders efficiënter en blijft consistentie in het productieproces behouden. Door Excel en Word te vervangen door een centraal, real-time bijgewerkt dashboard, zorgt Baseboard ervoor dat bedrijfsdata altijd actueel en toegankelijk is, zonder dat onderhoud van zelfgemaakte tools nodig is.
Daarnaast vereenvoudigt Baseboard het doorgeven van feedback van operators naar engineers, zodat praktijkinzichten niet verloren gaan. Door automatische controles worden fouten voorkomen en worden kosten gereduceerd. Baseboard is zo dé oplossing om efficiëntie te verhogen en verborgen kosten te elimineren.