Digitalisering in de maakindustrie biedt enorme voordelen, maar het kiezen van de juiste productiesoftware is een proces dat zorgvuldige afweging vereist. De juiste software kan processen optimaliseren, fouten verminderen en de efficiëntie verhogen. Maar hoe maak je nu de beste keuze voor jouw organisatie? Hieronder bespreken we stap voor stap hoe je dit kunt aanpakken.
Stap 1. Inventariseer wat je al hebt
Je weet wat er binnen je organisatie gebruikt wordt, toch? Solidworks, Microsoft Office, Jira. Maar er bestaat vaak nog veel meer binnen een organisatie. In de vorige blog schreven we al over schaduw-IT: software en tools die niet door de IT-afdeling worden beheerd, maar wel door werknemers worden gebruikt om hun werk te vergemakkelijken. Dit kunnen applicaties zijn zoals Trello of zelfgemaakte tools in VBA en Power BI. Deze 'onzichtbare' tools kunnen handig zijn, maar brengen ook risico’s met zich mee. Want wie beheert deze programma's? Wat gebeurt er als de software faalt? En hoe staat het met de beveiliging en integriteit van data?
Inventariseer op elke afdeling welke software wordt gebruikt, en vooral waarom. Zo krijg je een helder overzicht van welke software essentieel is, welke problemen het oplost, en waar de mogelijke risico's liggen. Het stelt je ook in staat om te begrijpen welke oplossingen nodig zijn om deze schaduw-IT overbodig te maken en medewerkers in hun behoeften te voorzien met centrale, beheerde tools.
Stap 2. Ontdek de gaten
Een cruciale vraag die je jezelf moet stellen: wat gebeurt er als je de schaduw-IT volledig zou verwijderen? Welke essentiële processen lopen dan vast? Door dit te onderzoeken, ontdek je de belangrijkste hiaten in je huidige processen. Voor de werkvoorbereider kan dit betekenen dat ze handmatig stuklijsten moeten nalopen; voor de production engineer kan het betekenen dat er geen directe feedback van operators is over problemen.
Dit proces laat zien welke functies cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering en door nieuwe productiesoftware beheerd moeten worden. Je legt hiermee de basis voor een stabieler digitaal ecosysteem dat niet afhankelijk is van losse software-oplossingen, maar een stevig fundament biedt voor jouw bedrijf.
Stap 3. Stel een pakket van eisen en wensen op
Op basis van de eerder verzamelde informatie stel je een pakket van eisen en wensen op. Dit document vormt de ruggengraat van je selectieproces. De eisen zijn de criteria waar de nieuwe software absoluut aan moet voldoen, zoals:
Vendor-onafhankelijkheid: De software moet flexibel zijn, zodat overstappen naar andere ERP- of CAD-systemen geen problemen oplevert.
Cloud-based of lokaal: Beslis of je voor een cloud-oplossing kiest (voor directe updates en veiligheid) of voor een lokale oplossing die offline toegankelijk is.
Koppelingen met bestaande systemen: Je wilt dat de nieuwe software naadloos communiceert met je huidige IT-landschap om handmatige processen te minimaliseren.
Naast eisen zijn er wensen die het gebruik van de software aantrekkelijker maken en de adoptie door medewerkers vergemakkelijken. Wensen zijn bijvoorbeeld:
Intuïtieve gebruikersinterface: Hoe kleiner de drempel, hoe sneller mensen geneigd zijn een verandering te omarmen.
Directe support vanuit de ontwikkelaar: Je wilt dat er iets met jouw ideeën gedaan wordt.
Snel te implementeren: Traditioneel is een implementatietraject van enkele jaren niet ongewoon. Maar jij wilt gewoon zo snel mogelijk tijd besparen en zekerheid hebben.
Deze wensen zorgen ervoor dat medewerkers gemotiveerd zijn om met de nieuwe software aan de slag te gaan en het veranderingsproces soepel verloopt.
Stap 4. Doe een pilot met één of meerdere oplossingen
Met je pakket van eisen en wensen in de hand kun je een pilot starten. Test verschillende oplossingen om te zien welke het beste aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf. Wil je werkinstructies maken? Dan kun je bijvoorbeeld Azumuta en SwipeGuide testen. Heb je behoefte aan een oplossing voor automatische stuklijstcontrole? Overleg dan met je PLM-partner voor opties. Of misschien zoek je een oplossing waarbij dat allemaal automatisch gedaan wordt; dan kan Baseboard een interessante keuze zijn.
Zorg ervoor dat de pilot gemakkelijk op te zetten is zonder dat je direct duizenden euro’s investeert in implementatiekosten. Een pilot is bedoeld om te testen en leren. Dit voorkomt dat je in een maandenlang implementatietraject belandt voordat je zeker weet of de software de juiste keuze is.
Stap 5. Maak het klein
Kies voor een beperkte pilot om een goed inzicht te krijgen. Begin met één product of productgroep en breid de implementatie vervolgens stap voor stap uit. Op deze manier kun je de software binnen een controleerbare scope testen, leren van de implementatie, en het geleerde direct toepassen op andere delen van het bedrijf. Zo maak je de overstap beheersbaar.
Conclusie: Hoe Baseboard met je meedenkt
Natuurlijk willen we graag dat zo veel mogelijk mensen de toegevoegde waarde van Baseboard leren kennen. Maar elke verandering in een organisatie moet je met zorg doen. Daarom denken we graag met je mee over welke problemen je tegenkomt.
We starten met een analyse van jouw organisatie om de hiaten en risico’s in kaart te brengen – zoals de VBA-scriptjes en Excellijsten die jouw bedrijf draaiende houden. Wij kunnen je laten zien hoe alle productiedata gekoppeld kan worden aan het productieproces. Door onze aanpak blijft documentatie actueel en is kwaliteitsborging altijd gegarandeerd. En als Baseboard niet de beste oplossing voor jou blijkt, helpen we je met het vinden van een alternatief dat jouw digitaliseringsdoelen ondersteunt. Zo werken we samen aan een efficiënte, duurzame en toekomstbestendige maakindustrie.